Zeiterfassung
Die Zeiterfassung erfolgt bereits meist digital in einem Softwareprogramm. Je detaillierter Mitarbeiter ihre Zeiten auf Mandanten, Aufträge und einzelne Tätigkeiten erfassen, umso mehr Daten stehen für detailliertere Analysen zur Verfügung.
Es bietet sich daher an, die erfassten Daten weiterzuverarbeiten, z.B. als Grundlage für die
- Honorarabrechnungen,
- Abrechnung externer freier Mitarbeiter,
- Nachweis der angemessenen Personalplanung gem. § 55b Abs. 2 Nr. 2 WPO,
- Prüfungsplanung und Auftragsgesamtplanung,
- Honorarkalkulation und
- Controlling und ggf. Jahresabschluss der WP/vBP- Praxis.
Ein Großteil der am Markt verfügbaren Softwarelösungen bietet entsprechende Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten an. Prozesse können dadurch automatisiert und Medienbrüche verringert werden.
Reisekostenerfassung und -abrechnung
Die elektronische Erfassung von Reisekosten ist im Vergleich zur elektronischen Zeiterfassung noch nicht in gleicher Weise umfassend verbreitet. Für WP/vBP-Praxen, bei denen Dienstreisen in erheblichem Umfang anfallen, kann eine Digitalisierung zu insbesondere Zeit- und Kostenersparnissen führen. Über Softwareupdates werden in den Programmen stets die aktuell gültigen steuerlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten eingespielt, so dass lohnsteuerliche Risiken minimiert werden können. Darüber hinaus stehen die Daten weiteren Programmen zur Verfügung, z.B. der
- Personalabrechnung,
- Honorarabrechnung,
- Auftragsplanung und Honorarkalkulation,
- Buchhaltung sowie
- Controlling.
Fachliche Fortbildung
Das so genannte E‑Learning verbreitet sich zunehmend und ist auch für Berufsangehörige eine effiziente Möglichkeit, Fortbildungen zu erfüllen. Online-Schulungen als eine Form des E‑Learning können dabei eine Ergänzung zu den klassischen Fortbildungsveranstaltungen darstellen. Ihr Vorteile liegen vor allem in der individuellen zeitlichen Einsetzbarkeit sowie den entfallenden Fahrtzeiten und -kosten. Bei Online-Schulungen besteht die Teilnahmemöglichkeit für mehrere Mitarbeiter, oft können die Schulungsinhalte auch intern gespeichert und allen interessierten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Um E‑Learning in einer WP/vBP-Praxis einzuführen, sind neben organisatorischen Anpassungen auch technische Anpassungen wie z.B. eine ausreichend schnelle Internetverbindung notwendig. Zudem benötigen einige Schulungsanbieter spezielle Kommunikationssoftware, welche vorab installiert werden müsste.
Neben dem E-Learning kann auch die Nutzung von Online-Literatur die tägliche Arbeit erleichtern und dabei unterstützen, das Wissen auf dem aktuellen Stand zu halten. Durch einen Online-Zugang steht einem Fachliteratur grundsätzlich überall zur Verfügung, ohne dass man die gebundenen Exemplare mitnehmen muss. Zudem stehen immer die aktuellen Ausgaben zur Verfügung, das Aus- und Einsortieren sog. „Loser-Blatt-Sammlungen“ entfällt. Online-Literatur beinhaltet oftmals Verlinkungen zu Paragraphen, Gerichtsurteilen oder anderen Literaturstellen, so dass die Arbeit deutlich vereinfacht wird. Zudem lassen sich in vielen Fällen auch Markierungen und eigene Kommentare hinzugefügt werden.
Stellenausschreibungen
Stellenausschreibungen werden vielfach nicht mehr nur in Printmedien geschaltet sondern auch in digitalen Medien. Die Vorteile sind neben geringeren Kosten ein höherer Verbreitungsgrad sowie die Möglichkeit, zielgerichtet Bewerber anzusprechen. Zudem kann die Stellenausschreibung mit dem anschließenden Bewerbungsverfahren verknüpft werden.
Die WPK stellt Ihren Mitgliedern mit Ihrer Stellenbörse eine Onlineplattform zur Vermittlung von Stellenangeboten und Stellengesuchen im Bereich Wirtschaftsprüfung zur Verfügung. Zudem können auf der Praktikumsbörse Praktikumsplätze angeboten werden.
Bewerbungsverfahren
WP/vBP-Praxen können Ihr Bewerbungsverfahren attraktiver gestalten, wenn sie Bewerben ermöglichen, ihre Unterlagen digital einzureichen. Hierdurch können beide Seiten Zeit und Ressourcen einsparen. Die Abgabe der Bewerbungen kann per E-Mail erfolgen. Die Praxen können aber auch auf Ihrer Internetseite ein Bewerbungsportal einrichten. Indem die Bewerber auf diesen Portalen ihre Daten in eine Maske eintragen, kann von Praxisseite vorgegeben werden, welche Informationen gewünscht werden.
Die Verknüpfung der digitalen Stellenausschreibung mit dem Bewerbungsverfahren ermöglicht den Praxen herauszufinden, über welche Kanäle Bewerber den Kontakt aufnehmen. Dies eröffnet die Möglichkeit, sich auch auf Social Media Profilen über die Bewerber zu informieren.
Im Rahmen digitaler Bewerbungsverfahren können auch Online-Bewerbungsgespräche durchgeführt werden. Hierdurch lassen sich Gespräche flexibler terminieren und Reisekosten einsparen. Online-Bewerbungsgespräche werden wie Web-Konferenzen durchgeführt.
Einen nicht abschließenden Überblick über Anbieter von Software für Online-Bewerbungen finden Sie auf unserer Linkliste.