Digitale Rechnungserfassung
Elektronische Rechnungen werden überwiegend im PDF-Format versandt. Mit einem PDF-Reader ist es möglich, die buchhaltungsrelevanten Daten aus diesem Dokument auszulesen. Die digital vorliegenden Rechnungsdaten können von den meisten Buchhaltungsprogrammen automatisch erfasst und gebucht werden. Auf diesem Weg können auch zuvor gescannte Papierrechnungen automatisch weiterverarbeitet werden. Die PDF-Rechnung kann in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.
Ein alternatives Rechnungsformat ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) in der Version 2.0. Hier werden einer PDF-Rechnung die buchhaltungsrelevanten Daten im XML-Format angefügt. Die XML-Daten können auch von den meisten Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Für Informationen zum ZUGFeRD-Format hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland einen Praxisleitfaden für Unternehmen herausgebracht.
Vermehrt enthalten Rechnungen auch einen Barcode, welcher alle buchhaltungsrelevanten Daten enthält. Dieser kann mit einem Barcode-Reader ausgelesen werden, so dass auch hier die Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung elektronisch vorliegen.
Ein elektronischer Rechnungsaustausch wäre auch über EDI (Electronic Data Interchange) möglich. Hierbei werden allerdings nur Rechnungsdaten verschickt und keine visuelle Rechnung (z.B. als PDF). Da bestimmte Anforderungen zwischen den Vertragsparteien individuell vereinbart werden müssen, hat sich EDI bislang nicht im Wirtschaftsverkehr durchgesetzt.
Digitaler Rechnungsversand
Die Forderungen von Unternehmen nach einem elektronischen Rechnungsversand nehmen immer weiter zu. So müssen Bundesbehörden und Bundesministerien bis zum 27. November 2018 die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Bearbeitung digitaler Rechnungen schaffen. Alle anderen öffentlichen Einrichtungen werden bis zum 27. November 2019 folgen müssen. Ab dem 27. November 2020 soll dann der rein digitale Rechnungsaustausch bei allen öffentlichen Aufträgen für alle Auftragnehmer verpflichtend sein. Folglich müssen Rechnungsdaten strukturiert per XML-Datensatz übertragen werden.
Die Erstellung von Rechnungen im PDF-Format ist heute problemlos möglich. Immer mehr Faktura-Programme ermöglichen auch die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Es wird daher empfohlen, zeitnah einen elektronischen Rechnungsversand einzurichten.
Automatisiertes Belegbuchen
Über die digitale Rechnungserfassung hinaus bieten die meisten Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit, Belege automatisiert zu buchen. Dazu muss das Programm erkennen, welche Konten bei der Buchung anzusprechen sind. Bei Ausgangsrechnungen werden die buchungsrelevanten Daten in der Regel bei der Fakturierung erzeugt, so das ein automatisches Buchen möglich ist. Bei Eingangsrechnungen können für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen Vorlagen erstellt werden. Viele Buchhaltungsprogramme sind aber auch in der Lage, die korrekte Buchung an Hand von Rechnungsinformationen wie Kreditor oder Buchungstext zu lernen (Machine Learning). In vielen Fällen versehen Unternehmen ihre Rechnungen mit einem individuellen Zusatztext, welcher z.B. Kontierungsinformationen enthalten kann.
Der digitale Abruf von Bankbelegen ist heute weit verbreitet. Auch hierfür bieten die meisten Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit eines automatisierten Buchens der einzelnen Transaktionen an. Die Erfolgsquote beim automatisierten Buchen von Bankbelegen hängt im Wesentlichen von der korrekten Zuordnung von Zahlungseingängen ab. Fehlende oder falsche Rechnungsinformationen im Verwendungstext erschweren ein automatisiertes Buchen. Unterstützen kann hier der digitale Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format, wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls das automatisierte Belegbuchen benutzt. In diesem Fall wird der in den Rechnungsdaten vorgegebene Buchungstext in die Buchhaltung des Empfängers übernommen und bei der Nutzung von Electonic Banking in der Regel auch als Verwendungszweck bei der Zahlung angegeben. Somit enthält die Überweisung alle relevanten Informationen, welche die Zuordnung der Zahlung vereinfachen.
Controlling - Abweichungsanalysen
Voraussetzung für ein funktionierendes Controlling ist eine klare Definition der gewünschten Auswertungen sowie der hierfür benötigten Informationen. Die Digitalisierungsmöglichkeiten hängen dann hauptsächlich vom Digitalisierungsgrad der WP/vBP-Praxis ab. Aus diesem ergibt sich die Menge an strukturierten Daten, welche für Controllingzwecke zur Verfügung gestellt werden können.
Im Controlling sind vergangenheitsbezogene Abweichungsanalysen weit verbreitet. Für Reaktionen auf bereits eingetretene Abweichungen sind aber zeitnahe Informationen entscheidend. Ziel einer Digitalisierung sollte daher im ersten Schritt die Analyse von Ist-Daten in Realtime sein, um Abweichungen zeitnah zu erkennen und rechtzeitig hierauf reagieren zu können. Je nach zur Verfügung stehenden Daten können dabei Auswertungen mit einer unterschiedlichen Detailtiefe generiert werden, um Abweichungsursachen schneller zu identifizieren. In einem zweiten Schritt besteht die Möglichkeit, die Qualität von Forecasts zu verbessern. Hierzu werden in verschiedenen Controllingprogrammen Predictive Analytics eingesetzt. Hierdurch können z.B. die Budgetierung oder die Auftrags- und Personaleinsatzplanung durch Prognoserechnungen und Szenariotechniken unterstützt werden.