Mandantenstammdatenverwaltung
Eine elektronische Mandantenstammdatenverwaltung ist Bestandteil jeder Kanzleisoftware und sollte daher heutzutage in jeder Praxis vorhanden sein.
Effizienzsteigerungen lassen sich insbesondere dann erzeugen, wenn die elektronischen Mandantenstammdaten weiteren Anwendungen, wie bspw. der FiBu oder der Prüfungssoftware zur Verfügung stehen. Die Daten müssen dann nicht mehr in mehreren Programmen gepflegt werden und Redundanzen können vermieden werden.
Darüber hinaus bietet sich eine Nutzung der Mandantenstammdaten für das Führen der Auftragsdatei (§ 51c WPO: Name, Anschrift, Ort, Prüfungspartner und Honorare für die Abschlussprüfung und sonstige Leistungen) oder für Zwecke des automatisierten Kanzleimarketing oder der Mandanteninformationen (Newsletter) an.
Wichtig ist die Schaffung organisatorischer Regelungen, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten. Andernfalls werden veraltete Daten an alle angebundenen Programme weitergegeben.
Papierersetzendes Scannen
Voraussetzung für automatisierte Verfahrensabläufe ist das Vorliegen digitaler Daten. Derzeit wird ein Großteil von Rechnungen noch in Papierform verschickt, so dass zunächst eine Digitalisierung durch Einscannen der Belege erfolgen muss. Anschließend ist eine digitale Erfassung der Rechnungsdaten möglich.
Das ersetzende Scannen stellt nicht nur Belegdaten in digitaler Form zur Verfügung sondern ermöglicht auch die digitale Ablage des Belegs und die Vernichtung des Papierbelegs. Damit diese Form der Archivierung und Verarbeitung allerdings den GOBD entspricht, müssen vor allem zwei Voraussetzungen erfüllt werden:
- Vorliegen einer Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind und
- Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist.
Als Hilfestellung haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen veröffentlicht.
Dokumentenarchivierung und Dokumentenmanagementsystem
Eine digitalisierte Dokumentenarchivierung, d.h. die elektronische Speicherung von Daten und Dokumenten, unterstützt ein weitgehend papierloses Arbeiten. Vorteile gegenüber einer papiergebundenen Archivierung bestehen bspw. in geringerem physischen Platzbedarf, einfacheren und dezentralen Zugriffsmöglichkeiten und einer medienbruchfreien Weiterverarbeitbarkeit. Auch eine Zugriffskontrolle kann einfacher eingerichtet werden.
Eine einfache digitale Dokumentenarchivierung kann bereits über ein System von Dateiordnern erfolgen. Ohne Regelungen zur Strukturierung und deren Überwachung kann diese Lösung allerdings schnell zu einer unübersichtlichen Ablage führen.
Größere Vorteile – aber auch höhere Investitionskosten – bieten daher Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In diesen werden die elektronischen Dokumente nach definierten Regelungen strukturiert und revisionssicher archiviert, Änderungen an den Dateien können nachvollzogen werden und das Risiko eines Datenverlustes wird verringert. Darüber hinaus bieten DMS komfortable Recherchemöglichkeiten, was die Dokumentensuche vereinfacht.
Die Einrichtung einer digitalen Dokumentenarchivierung bzw. eines DMS sind zugleich Voraussetzung für die Umsetzung weiterer Schritte auf dem Weg zu einer digitalisierten WP/vBP-Praxis (bspw. digitale Dokumentation im Rahmen der Qualitätssicherung oder im Rahmen der Abschlussprüfung).
Die Dokumentenarchivierung einer Praxis kann zentral erfolgen. Beim Einsatz einer Prüfungssoftware kann es allerdings sinnvoll sein, die Prüfungsakte dezentral in der jeweiligen Softwaredatei zu führen. Ob die Dauerakte auch in der Prüfungssoftware abgelegt wird oder davon abweichend in einem zentralen DMS, muss praxisindividuell geregelt werden.
Einen nicht abschließenden Überblick über Anbieter von Software für Archivlösungen und DMS finden Sie auf unserer Linkliste.
Datenaustausch
Unter Datenaustausch wird hier die Übermittlung von digitalen (strukturierten und unstrukturierten) Daten zwischen Mandant und Abschlussprüfer (ggf. auch von Dritten) verstanden.
Durch den digitalen Austausch können der Beschaffungsprozess von Daten beschleunigt und Medienbrüche vermieden werden. Die einfachste Form des Datenaustauschs stellen die Übermittlung von Datenträgern (z. B. CD-ROM, USB-Stick) oder der Versand der Daten per E-Mail dar. Bei beiden Verfahren ist auf Datenschutz und Datensicherheit zu achten. So sollten fallbezogene/prüfungsbezogene E-Mails aus Datenschutzgründen stets verschlüsselt werden. Die hierzu angebotenen Lösungen werden aber oftmals als umständlich beurteilt, so dass eine Verschlüsselung entweder unterlassen wird oder eine Übermittlung vertraulicher Daten per E-Mail unterbleibt.
Abhilfe können hier so genannte Kollaborationsplattformen bieten. Diese virtuellen Datenräume dienen dem strukturierten gegenseitigen Austausch von elektronischen Daten, verbunden mit verschiedenen Authentifizierungsverfahren. Der Abschlussprüfer kann auf einer gesicherten Plattform eine Ordnerstruktur bereitstellen, in der der Mandant die angeforderten Unterlagen direkt ablegt. Zudem kann auch Dritten (ggf. beschränkter) Zugriff auf den Datenraum gewährt werden (bspw. zum Einstellen von Saldenbestätigungen).
Digitale Unterschrift
Eine digitale Unterschrift ist rein rechtlich gesehen eine sogenannte elektronische Signatur. Mit einer digitalen Unterschrift können Dokumente (z.B. der Prüfungsbericht) papierlos und rechtskonform unterschrieben werden. Das beschleunigt Prozesse und spart Kosten.
Den rechtlichen Rahmen für digitale Unterschriften bildet die europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS-VO). Sie definiert die Rechtswirkung von elektronisch signierten Dokumenten und deren Beweiskraft vor Gericht. Die eIDAS-VO sieht drei Arten der elektronischen Signatur vor:
- Die einfache elektronische Signatur ist z.B. die Unterschrift unter einer E-Mail. Sie hat keine sicherheitstechnische Relevanz. Kann für formfreie Vereinbarungen (§ 127 BGB) eigesetzt werden.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht, die Authentizität und Integrität der mit ihr signierten Daten zu prüfen. Dies geschieht durch Erstellung mittels eines (geheimen) Signaturschlüssels des Erstellers. Auch sie kann für formfreie Vereinbarungen (§ 127 BGB) eingesetzt werden und wird im Rechtsstreit als Objekt des Augenscheins behandelt.
- Die qualifizierte elektronische Signatur kann die Schriftform ersetzen (§ 126 a BGB). Die Erstellung erfolgt mit einer sicheren Signatureinheit (SSEE) und beruht auf einem gültigen Zertifikat, welches von einem akkreditierten Anbieter herausgegeben wurde. Hierdurch wird auch die Identität des Erstellers überprüft.
Die Verwendung digitaler Unterschriften ist mit Hilfe geeignete Softwarelösungen ohne großen Aufwand möglich. Einen nicht abschließenden Überblick über Softwareanbieter finden Sie auf unserer Linkliste.
Von der digitalen Unterschrift zu unterscheiden ist das digitale Siegel. Dieses bezieht sich auf eine juristische Person und ist das Pendant zum Unternehmensstempel. Mit einem digitale Siegel kann sichergestellt werden, dass Dokumente von einer bestimmten Organisation stammen und echt sind.
Das elektronische Siegel ist kein Siegel im berufsrechtlichen Sinne.
Web-Konferenz
Eine Web-Konferenz, auch Online-Meeting, ist die Weiterentwicklung der Telefonkonferenz. Neben der Sprach- und Bildverbindung können die Teilnehmer hierbei mittels „Desktop-Sharing“ ortsunabhängig den Bildschirminhalt des Moderators auf ihre eigenen Bildschirmen oder Tablets sehen und z.B. die Bearbeitung von Dokumenten direkt miteinander abstimmen.
Web-Konferenzen können kurzfristige Besprechungen ermöglichen und Reisekosten einsparen. Bei Abschlussprüfungen bieten sie sich z.B. für Besprechungen im Prüfungsteam an, wenn der Prüfungsleiter nicht vor Ort ist. Zudem können bei besonderen Fragestellungen rasch Fachmitarbeiter aus dem Büro eingebunden und Sachverhalte gemeinsam erörtert werden.
Für Web-Konferenzen ist in der Regel eine spezielle Software notwendig, welche entweder mit eingeschränkten Funktionen als Freeware oder als Payware erhältlich ist. Die Payware stellt z.B. Zeichen- und Markierungswerkzeuge zur Verfügung, bietet die Möglichkeit, den Bildschirminhalt eines anderen beteiligten Rechners aufzurufen und kann einen Fernzugriff auf andere Rechner ermöglichen.
Bei der Auswahl eine Konferenz-Software sollte immer der Datenschutz berücksichtigt werden. Da die Konferenzen im Internet stattfinden, sollten verschlüsselte Verbindungen zwischen den einzelnen Teilnehmern verpflichtend sein.
Einen nicht abschließenden Überblick über Anbieter von Software für Web-Konferenzen finden Sie auf unserer Linkliste.