Anmerkung zur Nutzung
Die Hinweise der Kommission für Qualitätskontrolle werden sukzessive webbasiert als „eHinweise“ veröffentlicht, um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen. In den eHinweisen sind
- Schlüsselbegriffe unterstrichen dargestellt und in Popup-Fenstern erläutert, zum Teil mit weiterführenden Links,
- dokumenteninterne und -externe Links sowie Gesetzes- und Satzungsauszüge in blauer Schrift hervorgehoben.
Alle Hinweise der Kommission für Qualitätskontrolle sind weiterhin im PDF-Format abrufbar.
A. Pflicht zur Abgabe eines Erfüllungsberichts
1 | Nach § 57e Abs. 2 Satz 2 WPO muss jede WP/vBP-Praxis, der die KfQK eine Auflage erteilt, diese in einer von der KfQK vorzugebenden Frist erfüllen und hierüber der KfQK einen schriftlichen Bericht vorlegen.
B. Verhältnismäßigkeit bei der Durchführung von Qualitätskontrollen
2 | Der Erfüllungsbericht ist von der geprüften WP/vBP-Praxis unverzüglich nach Erfüllung der Auflage, spätestens bis zum Ablauf der in dem Bescheid genannten Frist, vorzulegen.
3 | Durch die Fristsetzung zur spätesten Erfüllung der Auflage kann sich die WP/vBP-Praxis auf die erforderliche Berichterstattung ausreichend vorbereiten, so dass eine Verzögerung der Berichterstattung regelmäßig nicht zu begründen ist.
1. Verweis auf gesetzliche Pflicht zur Berichterstattung
4 | Im Erfüllungsbericht ist darzulegen, dass die Berichterstattung aufgrund der Pflicht zur Darlegung einer zeit- und sachgerechten Erfüllung erteilter Auflagen erfolgt (§ 28 SaQK).
3. Auflagenerfüllung
6 | Der Erfüllungsbericht muss in einer nach Art und Umfang geeigneten, d. h. für einen sachkundigen Dritten ohne Rückfragen nachvollziehbaren, Weise schlüssig darlegen, dass durch die ergriffenen Aktivitäten, die von der KfQK erteilte Auflage frist- und sachgerecht erfüllt wurde. Dabei muss insbesondere dargelegt werden, welche Aktivitäten ergriffen wurden, die die Angemessenheit und/oder Wirksamkeit der betreffenden Regelung gewährleisten.
7 | Sind die Einführung (Angemessenheit) und Anwendung (Wirksamkeit) von Regelungen Anlass für die Erteilung einer Auflage, erfordert dies, dass aus dem Erfüllungsbericht folgende Einzelaspekte hervorgehen:
- die geschaffene Regelung (einschließlich der vorgenommenen Festlegungen in Bezug auf die Verantwortlichkeiten für die Umsetzung, Durchsetzung und Überwachung der Regelung),
- die Aktivitäten zur Durchsetzung der Regelung (z. B. Information der Mitarbeiter, Kommunikationsmaßnahmen zur Mitarbeitersensibilisierung),
- die zur Feststellung der Wirksamkeit der Regelung durchgeführten Überwachungsaktivitäten (z. B. anlassbezogene Nachschau) einschließlich deren Ergebnisse,
- durch welche Durchsetzungs- und/oder Überwachungsaktivitäten künftig die Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems in Bezug auf den Systemmangel gewährleistet wird.
8 | Sofern nur die Anwendung von Regelungen (Wirksamkeit) Anlass für die Erteilung einer Auflage war, tritt an die Stelle von Nr. 1. die Darstellung der Regelung, auf die sich die Auflage bezog. Die Anforderungen gemäß Nr. 2. bis 4. gelten analog.
Aus den Darstellungen muss der zeitliche Verlauf der Auflagenerfüllung hervorgehen.
9 | Die WP/vBP-Praxis kann die Erfüllung der Auflage auch durch einen externen WP/vBP bzw. Prüfer für Qualitätskontrolle überprüfen lassen. Der externe WP/vBP hat seine Überprüfung auf die zu erfüllende(n) Auflage(n) zu fokussieren. Die Überprüfung kann aber auch im Zuge einer (ggfs. vorgezogenen) „vollständigen“ Qualitätskontrolle i. S. d. § 57a Abs. 1 Satz 1 WPO erfolgen. Der externe WP/vBP bzw. Prüfer für Qualitätskontrolle hat die Ergebnisse seiner Prüfung in einem Bericht zusammenzufassen, aus dem auch die in einem Erfüllungsbericht zwingend erforderlichen Angaben (Punkte 1. bis 3.), außer der Selbsterklärung, (s. u. 4.) hervorgehen müssen. Der Bericht ist zusammen mit dem Erfüllungsbericht der KfQK vorzulegen.
10 | Unter dieser Voraussetzung kann die WP/vBP-Praxis sich in ihrem Erfüllungsbericht darauf beschränken, die Selbsterklärung abzugeben und auf den als Anlage beigefügten Bericht des WP/vBP verweisen.
4. Selbsterklärung
11 | Der Erfüllungsbericht muss abschließend folgende Selbsterklärung enthalten, die vom Berufsangehörigen bzw. von den gesetzlichen Vertretern einer WP/vBP-Gesellschaft unter Angabe von Ort und Datum zu unterzeichnen ist:
„Ich bin / Wir sind der Auffassung, dass mit den von mir / uns ergriffenen Aktivitäten die Auflage/n erfüllt und der beanstandete Mangel meines / unseres Qualitätssicherungssystems / die beanstandeten Mängel meines / unseres Qualitätssicherungssystems behoben ist / sind.“
D. Folgen einer nicht fristgerechten Berichterstattung
12 | Kommt eine WP/vBP-Praxis der Pflicht zur fristgerechten oder ordnungsgemäßen Einreichung eines Erfüllungsberichts nicht nach, kann dies sowohl mit einem Zwangsgeld von maximal 25.000 Euro (§ 57e Abs. 3 Satz 1 WPO), ggf. auch wiederholt, als auch mit der Löschung der Eintragung als gesetzlicher Abschlussprüfer (§ 38 Nr. 1h oder Nr. 2f WPO) sanktioniert werden.
Berlin, 5. Oktober 2016
