Bei der Prüfungsakte handelt es sich um eine spezielle Ausformung der Handakte nach § 51b Abs. 1 WPO. Der sachliche Anwendungsbereich ist beschränkt auf gesetzliche Abschlussprüfungen nach §§ 316 ff. HGB.

Die Prüfungsakte ist spätestens 60 Tage nach Unterzeichnung des Bestätigungsvermerks im Sinne des § 322 HGB zu schließen. Da der Bestätigungsvermerk unter Angabe des Tages der Unterzeichnung zu unterzeichnen ist, müssen das Datum des Bestätigungsvermerks und der Tag seiner Unterzeichnung grundsätzlich übereinstimmen. Für den Beginn der 60-Tage-Frist kann also auf das Datum des Bestätigungsvermerks abgestellt werden. Das Schließen der Prüfungsakte meint hierbei den Abschluss der Auftragsdokumentation. Hierzu gehört die Zusammenstellung der Arbeitspapiere und die damit verbundenen dokumentationstechnischen Maßnahmen.

Keine nachträgliche Änderung oder Ergänzung – Ausnahmen nur dokumentiert

Grundsätzlich unzulässig ist eine nachträgliche Veränderung der Prüfungsakte; es dürfen insbesondere keine Arbeitspapiere entfernt oder gelöscht werden. Es muss stets nachvollziehbar sein, auf welcher Basis beziehungsweise mit welcher Begründung der Bestätigungsvermerk erteilt und der Prüfungsbericht erstattet wurden. Ausnahmsweise kann eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Prüfungsakte nur erfolgen, wenn durch eine entsprechende Dokumentation der ursprüngliche Zustand der Dokumentation der Prüfungsakte rekonstruierbar bleibt. Unabhängig von der Art der Änderung oder Ergänzung ist zu dokumentieren was geändert oder ergänzt wurde, der Grund für die Änderung oder Ergänzung sowie von wem und zu welchem Datum die Änderung oder Ergänzung vorgenommen und durchgesehen wurde. Ein Entfernen oder Löschen von Arbeitspapieren ist auch in diesem Fall nicht erlaubt.

Siehe hierzu auch Krauß, in: Hense/Ulrich, WPO Kommentar, 3. Auflage 2018, § 51b Rn. 62 ff. Die 4. Auflage des WPO Kommentars soll im Frühjahr 2022 erscheinen.